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經一番努力終於成為「公證人」(Notary Public),然而,究竟「公證人」到底是幹什麼的呢?算是廣義公務人員之「公證人」的職責與權限範圍究竟為何?其實好像應該先瞭解工作內容之後,才決定是否該立志成為「公證人」。


「公證人」是公務人員?

是的,別懷疑,「公證人」在美國的確是廣義的公務員,由加州政府授職,每四年為一任期,到期後若想再續任,還得再重新考照。

因為「公證人」是公務人員,所以若是獨立開業的「公證人」(Independent Notary Public),有民眾備齊資料、證件齊全、亦願付費,則「公證人」不得拒絕為其公證。(因為「公證人」是政府設立為服務民眾的。)

若是雇主指派的「公證人」(Employee Notary Public),則可與雇主達成協議,只專為某類特定文件見證,不接受其它文件的公證。


「公證人」的利益迴避條款?

瓜田李下要避嫌,「公證人」也有利益迴避條款的限制。若任何文件,對「公證人」有直接的利益與金錢上的好處,則「公證人」不得公證該文件。

最常見的例案是:因為美國是夫妻聯合財產制(community property),所以「公證人」一般都不能公證其配偶的財務相關文件。

不過,這種利益迴避條款常被過度延伸,造成曲解。例如銀行房貸、不動產、保險公司的員工為其公司的文件做公證,就被誤以為涉及直接利益、必須迴避。正確的規定是:「公證人」做為律師、經紀人、雇員、保險人、貸款人,並不算有直接利益,還是可以公證該類文件,除非該「公證人」是該文件上的本人或須簽名者。

但若涉及房地產的文件,只要「公證人」是該文件上的 Grantor/Grantee、Mortgagor/Mortgagee、Trustor/Trustee、Beneficiary、Vendor/Vendee、Lessor/Lessee 等,就算有直接利益,絕不得公證此類文件。


僱佣「公證人」注意事項:

請記住,「公證人」是加州政府授職的,不是你的老闆授職的!即使你的老闆出錢讓你去上課、出錢讓你去考試、出錢幫你買保險、出錢幫你買日誌與封印(Journal & Seal),你的「公證人」身份還是屬於你的,你除了替老闆辦事,也是替加州政府辦事,你獨立公正的立場絕不能偏頗,即使大老闆要你辦理不符合規定的公證業務,你必須拒絕。

若離職後,你的「公證人」身份還是存在的,你仍可繼續執業。甚至,在受僱期間,只要在上班時間以外,你還是可以承接其它公證案件。但,每個「公證人」一次只能使用一本日誌,不管是公司、或公司外的案件,都必須登記在同一本日誌上。

這本公證日誌與封印,必須由「公證人」本人親自保管(必須要上鎖,不能讓任何人經手),即使老闆想看也必須有「公證人」在場。若離職,「公證人」必須帶走日誌與封印(不管是誰付錢的),雇主無權要求「公證人」繳回日誌與封印,這是法律規定!


我是「公證人」,但我怎麼知道要做什麼事呀?

別擔心新手上路,不知道要怎麼開車,因為「公證人」就像在導航系統下開車一樣,只要跟著導航指示,就能順利到達目的地。

同樣地,別擔心不知道「公證人」要做什麼事,因為「公證人」是被指示要做什麼事,絕對不能選擇要做什麼事。顧客會明確指示「公證人」該執行哪項公證業務,若顧客指示不明確、或沒有指示,那「公證人」絕對不可以幫顧客選擇,必須詢問顧客的真意,若顧客也不清楚,則必須詢問文件起草人的本意。

千萬必須注意的是:「公證人」絕對不可以幫顧客選擇要執行哪項公證業務,這是犯法的行為!除非是律師,否則提供顧客法律意見,都是違法的!


「公證人」的主要業務?

「公證人」最常見的業務有兩種:Acknowledgement(照會)與 Jurat(宣誓),但可執行的業務有七大種:

★ Completing an Acknowledgement(照會簽名)

「照會簽名(Acknowledgement)」是「公證人」的大宗業務,簽名者必須本人親自到「公證人」面前(讓「公證人」證明正身),當場簽名(或事先簽好名字,照會「公證人」此簽名的確是本人親簽無誤)。

「公證人」只要核對身份無誤(一定要核對有效的證照),親眼看到本人簽名,即可完成公證業務。每份文件、每個簽名,「公證人」至少可收取 US$10 的費用。

★ Administering a Jurat(親口宣誓)

「親口宣誓(Jurat)」必須由簽名者本人在「公證人」面前,親口宣誓或發誓所要簽署的文件內容完全屬實,然後在「公證人」親眼見證下簽名(不能預先簽好),即可。

★ Taking a Power of Attorney(見證授權書)

「授權書(Power of Attorney)」是「本人」授權「代理人」代理本人處理事務的法律文件。「公證人」可以見證此一文件。

★ Provide Copies of Journal Entries(影本公證日誌)

「公證人」的日誌是公務帳,主管單位與一般民眾都有權要求查看影本。若「公證人」接獲想要調閱公證日誌影本的要求,必須遵從,但只能影印被調閱的部份(不相關的部份要蓋起來),每張影印只能收費 US$0.30。

★ Certifying a copy of Power of Attorney(副本授權書)

除了影印日誌外,「授權書(Power of Attorney)」的影本是「公證人」唯一可以公證的影本資料。除此之外,公證人不得公證任何影本文件,公證文件必須一定要是正本。每份公證的副本,「公證人」至收取 US$10 費用。

★ Taking an Advance Health Care Directive(醫療照護事前指示)

「醫療照護事前指示(Advance Health Care Directive)」是預先指示若未來本人發生無法決定醫療行為時,旁人可依其指示辦理,或委由代理人決定,類似「生死意願書」。「公證人」可以公證此類文件,通常就是「照會簽名(Acknowledgement)」。

★ Demand Debts or Protest Non-Payment(債務糾紛協議)

這是古早的舊業務,現在大概沒有人會做這項「公證人」業務了。


「公證人」不能做什麼事?

「公證人」的業務其實很單純,就是上述的那幾大項。但也必須特別提出「公證人」絕對不能執行的業務,以免犯法吃官司:

★ 能公證「遺囑(Will)」,除非經律師指示。

★ 能公證文件的副本。除了「授權書(Power of Attorney)」外,「公證人」絕對不能公證任何文件的副本,例如:出生證明書、死亡證明書、結婚證書、畢業證書等等的副本,都不可以公證。

★ 能公證翻譯文件。但「公證人」可公證翻譯者宣稱文件翻譯正確無誤的簽名,但必須小心為之,千萬不能讓人誤會是在公證該翻譯。

★ 能公證虛假的文件。雖然「公證人」對文件內容真假不必負責任,但若「公證人」知道所要公證的文件有造假,則不得公證,否則將被起訴。


「公證人」絕對注意事項:

「公證人」一定要照主管單位的公證法規行事,若不照章行事,輕則罰款、重則吊銷執照、甚至有牢獄之災。

例如「Acknowledgement」與「Jurat」規定本人要親臨,「公證人」則有核對身份的絕對責任。

另外,「公證人」絕對不可以「回溯」(Backdate)任何文件,所有公證文件只能寫「當天日期」,回溯日期是犯法行為,若涉及房地產文件,則是刑事重罪!




「公證人」的業務都介紹完了,下一篇舉些實例,很容易就能上手喔!




 「公證人」(California Notary Public)系列總整理:

    ★ 第一講:概述
    ★ 第二講:報考
    ★ 第三講:職責
    ★ 第四講:驗證文件
    ★ 第五講:罰則
    ★ 第六講:模擬考

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